クライアントへの提案をする際に必要な資料ですが、どのように作成したら先方に伝わりやすいのか、わかりやすいのかなど多くの悩みの種だと思います。
そこで今回は、伝わりやすい営業資料作成のコツと使用するツールについてご紹介します。
こちらを読めばわかりやすく、伝わりやすい資料作成のやり方がわかるようになります。
伝わりやすい資料を作成するには
伝わりやすい資料を作成するためには、資料を使い最終的にはどのような結果になって欲しいのか、目的を決めること、実際に資料を読むのはどんな人なのかイメージをすること、どのような文脈でどんなグラフを入れたらわかりやすいのかを考えることが必要になります。
エクセルを使った見やすい資料作成のコツ
エクセルは主に計算やグラフ作成を行う際に便利な表計算ソフトですので、具体的な数字とグラフの挿入をすることで具体的なデータなどを見せる際に適しているといえます。
たとえば、資料にしたい数字をわざわざ手入力したり、電卓をはじいたりせず、数式を使えばすぐに必要な計算をして、必要に応じてグラフの挿入もすぐにできます。
エクセルは文章を見るのにはあまり適していないため、分かりづらくならないよう、短い文章にすることを心がけ、見出しには背景色を付けたり、文字に色を付けたりなど加工するいいです。
画像を使用する際は、セルのサイズに合わせて画像をトリミングすることで資料が見やすくなります。
トリミングをした後、各画像がバラバラのサイズにならないよう、整列させると資料の見栄えもよくなります。
パワーポイントを使った見やすい資料作成のコツ
パワーポイントは図解などを用いて資料作成ができるソフトで、簡単にスライドショーを作成し先方と話しを進めながら自動で展開していくことが可能になります。
資料のデザインを一括編集することができる【スライドマスター機能】を活用することで、デザインを一括編集することが可能になります。
デザイン・フォント・レイアウトなどを一括編集することができるので全体的な統一感を持たせることができ、作業時間の短縮にもつながります。
一つずつスライドで展開することができるのがパワーポイントのメリットですが、1つの内容をスライドをまたいで説明してしまうと話しの流れを乱してしまうので、1つの内容に対して1スライドを使用し説明するよう心がけると見やすい資料作成ができます。
一つのスライドで長い文章を書いてしまうと見づらい内容になってしまうので、図解などを用いてわかりやすく作成することがパワーポイントを使った見やすい資料作成をするコツになります。
ワードを使った見やすい資料作成のコツ
ワードは、文章を作成するためのソフトで、A4用紙1枚で印刷することを前提としていますので、ワードで作成した時と印刷した時のレイアウトに誤差なく作成することができます。
文章を主体に作成することを目的にしていますが、所々で画像や表などを使い、わかりやすく表現することも可能です。
ワードの場合、あまり画像や表を用いて作成することがないため、文章だけをただ書いていると小説のようになってしまい、資料としては見づらくなってしまうので文章の色合いを変えるなどの工夫が必要になってきます。
黒単色のみではなく、色や文字の大小を工夫して作成することでわかりやすく見やすい資料作成ができます。
色を変える際、色は3色限定で使うようにすると強調したい箇所や伝えたい箇所をわかりやすく説明することができます。
資料作成時の注意点
商談をまとめるために必要な営業資料ですが、資料作成時の注意点が3つあります。
まず、読み手に寄り添った資料作成を心がけることが必要です。
一方的に伝えたいことをまとめた資料では、なぜそれを伝えたいのか、具体的に営業しているものを取り入れるとどうなるのかなどのイメージが浮かばず読み手としても飽き飽きしてきてしまいます。
なので、顧客の悩みや課題に寄り添った資料作成を行うことで先方からのイエスが引き出しやすくなります。
次に、商談後も考えることが大事です。
資料の内容や体裁を見て、企業やサービスへの信用を判断する人が一定数存在するため、それを踏まえた資料を作成することが必要です。
最後に、見やすいページ作成です。
営業資料を作る際、1ページの内容は、1つのメッセージに絞っておきましょう。
たくさんの情報を詰め込みすぎると、伝えたいことがわかりずらくなってしまいます。
資料のデザインについても色は3色以上使わない、フォントは1種類に統一するなどすることですることでわかりやすい資料を提示することができますし、1ページ1メッセージにすることでより伝わりやすい内容にまとめることができます。
まとめ
今回どのように営業資料を作成すると伝わりやすい資料になるのか、具体的にどのようなツールでどんな方法で作成するのがいいかについて解説してきました。
営業資料を作る際は、まず誰のための資料なのかしっかりと見極めたうえで作成に取り組むようにしましょう。
そうすることで、課題や不安を把握し、顧客に寄り添った内容の営業資料を作ることができます。
また自社製品やサービスを一方的に売り込むだけではなく、あくまでも顧客のニーズや課題に対し、自社ではどのようなことができるのかを明確にすることで「あなたの会社と取引したい」と思わせることができます。
伝わりやすい営業資料を作成することで、こちらから多くのことを語らずとも商談成立へ導いていくことが可能になりますよ。
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